Waarom ontspoort de bouwbegroting?

Eenmaal de begroting van de aannemer in handen begint de opdrachtgever snel naar de laatste pagina’s te bladeren. Dan onder de streep een redelijk maar te hoog bedrag. Of toch niet, er is nog een bladzijde, nu met de staartkosten erbij, het koud zweet staat inmiddels op het voorhoofd. In het hoofd van menig opdrachtgever spookt de logische kreet: “aannemer is veel te duur, kan niet waar zijn. Heeft met een vork geschreven. Moet op een vergissing berusten”

De aannemer blijft in zo’n geval vriendelijk lachen en adviseert de opdrachtgever om nog eens rustig door de begroting te lopen. Als afsluiter gooit de aannemer er nog ter geruststelling een kreet uit: ”Alles zit erin, hoor”

De vraag die iTX BouwConsult stelt bij een te hoge begroting en de vingerwijzing naar de aannemer als schuldige is: “Is dat zo, en waar blijkt dat uit?”. Alleen een analyse van de bouwbegroting zal een antwoord op die vraag kunnen geven.

Het ontsporen van de bouwbegroting kan meerdere oorzaken hebben. Het is goed om naar de verschillende hoofdrolspelers in het totale bouwproces te bekijken alvorens het probleem van een al dan niet te hoge begroting bij de horens te pakken. De eerste hoofdrolspeler en de belangrijkste in het hele proces is de opdrachtgever zelf. Logischerwijs is de ontwerper van het gebouw de volgende belangrijke hoofdrolspeler. Een speler die in de beginfase een essentiële rol vervult. En als derde speelt de aannemer een belangrijke rol, vaak is de aannemer de brenger van het slechte nieuws. Als laatste en minder bekend zijn de spelers die bewust en onbewust een rol op het totale prijsvormingsproces hebben.

De rol van de opdrachtgever

Iedere start van een project begint met het vaststellen van het beschikbare bouwbudget. Het opstellen van een budget lijkt eenvoudig maar is dat niet. Het doel van het vaststellen van een budget is dat duidelijk is welke kosten je in totaliteit kunt verwachten. Dat vraagt van opdrachtgevers een goed inzicht in de materie. Dat vraagt ook een kille afstandelijke kijk naar de kosten en mogelijke opbrengsten als die er al zijn. Het vraagt een ongekende eerlijkheid van de opdrachtgever bij het opstellen van al die posten. En het vraagt een duidelijk vermogen om een grens te stellen aan het beschikbare budget, of te wel hoe lang is je poolstok.

Optimisme bij de opdrachtgever zien we ook als het gaat om de verwachting van de prijs van de aannemer. Je rijk rekenen, ervan uit gaan dat de aannemer een ‘scherpe’ begroting gaat aanleveren. Dit soort verwachtingen kunnen in het hoofd van de opdrachtgever als een vaststaand feit gaan gelden. Dat laat in het verdere traject weinig ruimte voor een andere ‘mindset’.

“ De opdrachtgever is vaak te optimistisch over budget en onderhandelingsmogelijkheden
”

Bij alle hiervoor genoemde eigenschappen die aan een opdrachtgever gesteld kan worden ontbreken er meestal een paar. Kosten worden of niet in beeld gebracht of te optimistisch weergegeven. Vaak ook is de wil om het project te realiseren groter dan dat de poolstok lang is. Het heeft veel te maken met een verwachtingsmanagement. Het niet goed inschatten leidt tot teleurstelling.

De rol van de architect

“ Creativiteit zit de architect in de weg voor economisch verstandige oplossingen
”

Een ontwerper is creatief en zit vol ideeën. Niets mag het de architect in de weg staan om de creatie te verwezenlijken. Kosten nog moeite in de ogen van de architect zullen gespaard worden. In zijn enthousiasme neemt de ontwerper de opdrachtgevers mee. En zo ontstaat er een blind geloof in de haalbaarheid van het ontwerp bij de opdrachtgever. Er ontstaat als vanzelf een continu gevoel, gevoed door het enthousiasme van de ontwerper, dat het prijstechnische allemaal zal meevallen. Af en toe wordt belangstellend aan de architect gevraagd of het ontwerp haalbaar is. Uit de hoge hoed van de architect komen goed in de oren klinkende kengetallen. Het valt dus toch allemaal wel mee. We kunnen het realiseren gaat de opdrachtgever nu denken. Het schetsontwerp groeit van een vaag idee naar een definitief ontwerp, het is van een oogverblindende schoonheid. Omdat het er allemaal positief uitziet worden de vervolgstappen gezet door de omgevingsvergunning in te dienen. Met deze vervolgstappen worden er steeds meer kosten gemaakt. De weg terug wordt allengs moeilijker. Let wel dat er in het stadium van het ontwerp nog geen enkele aannemer gerekend heeft. De architect heeft de ideeën maar niet de centen!

De rol van de aannemer

Een aannemer zal het werk moeten realiseren. Eenmaal het ontwerp van de architect onder ogen zal de aannemer het ontwerp kritisch bekijken. Past dit ontwerp wel in zijn wijze van werken. zitten er gekke constructies in, worden er materialen gebruikt waarmee de aannemer onbekend is, loopt hij risico’s op het vlak van fundering, constructie of anderszins. Kortom voor de aannemer zijn er tal van valkuilen. Het maken van de bouwbegroting laat de aannemer over aan de calculator. Een wat ambtelijke functie binnen de aannemerswereld. Een koele rekenaar. Minutieus loopt de calculator door het ontwerp. De calculator bepaald de hoeveelheden van de diverse onderdelen van het gebouw. Dankzij geavanceerde begrotingsprogramma’s heeft de calculator direct beschikking over normuren. Ervaring vanuit de inkoop leidt tot een diep inzicht in de actuele prijzen van materialen. Gelijktijdig met het calculeren worden onderaannemers gevraagd om prijsaanbiedingen te doen.

“ Een aannemer is gevoelig voor slechte resultaten uit andere werken
”

Een en ander leidt tot een aannemersbegroting of bouwbegroting. De aannemer zelf kijkt aan het eind van de rit naar de marktomstandigheden en naar de totale werkvoorraad. Is het nodig om met de prijs tot het uiterste te gaan of zit er nog een ruime marge in het verhaal. Onwillekeurig kijkt de aannemer ook terug naar andere werken waar eerder begrotingen voor afgegeven zijn. Uiteindelijk komt er met het afgeven van de bouwbegroting een weldoordachte calculatie op tafel te liggen, die nadien gecorrigeerd wordt naar marktomstandigheden of als gevolg van interne nacalculatie.

Rol van externe omstandigheden

De drie hoofdrolspelers, opdrachtgever, architect en aannemer spelen met elkaar elk hun eigen specifieke rol. Er zijn echter tal van externe omstandigheden die van invloed kunnen zijn op de uiteindelijke bouwprijs van een gebouw. Een aannemer zal alle bekende risico’s willen uitsluiten. Sommige risico’s benoemd de aannemer, maar andere blijken uitgesloten te worden door de algemene voorwaarden van het bouwbedrijf. Voor de opdrachtgever is dat in veel gevallen niet in beeld en dat kan voor grote en vooral onverwachte verassingen leiden. Vervelend als deze tijdens het prijsvormingstraject naar voren komen, dramatisch als deze tijdens de bouw bekend worden. In onderstaande tabel een lijst met externe invloeden.

Externe invloed	Toelichting
Overheid	In het jaar 2019 is Nederland opgeschrikt door PAS en PFAS. Uitvoerende partijen konden dit niet voorzien. De verandering in de regelgeving heeft grote gevolgen op de werkelijke bouwsom
Bodem en grondwater	In het voortraject worden tal van onderzoeken gedaan, denk aan sonderingen en vaststellen van de grondwaterstand. De werkelijkheid kan weerbarstiger zijn. Uit onderzoek kan naar voren komen dat een damwand niet nodig is. In de werkelijkheid kan het echter zo zijn dat er toch een damwand geslagen moet worden. Een bronbemaling is niet altijd in het hele jaar toegestaan. In sommige gebieden kan bij een te hoog debiet restricties gelden in verband met broedseizoen van vogels. In de grond kunnen onverwachte gebeurtenissen plaatsvinden. Een lokaal slechte draagkracht, een archeologische vondst, een nog niet ontplofte bom uit de tweede wereldoorlog enz.
Omgeving	Nederland is steeds dichter bevolkt. Bouwwerken in binnensteden kennen hun specifieke problemen. Hoe wordt aan- en afvoer van bouwmaterialen geregeld. Maar ook het dicht tegen bestaande bouwwerken aanbouwen kan tot onverwachte problemen zorgen.
Omwonenden, indirect belanghebbenden, etc.	Een rechtszaak zit in een klein hoekje. Bij menig bouw zijn vele partijen direct of indirect betrokken. De aanwonenden verliezen zon- en daglicht, ondervinden hinder, leiden planschade. Milieugroeperingen zien de habitat van bedreigde diersoorten in gevaar komen. Een zienwijze kan vlot uitlopen op een rechtszaak tot en met de Raad van State aan toe. Ook al wordt die gewonnen, het tijdsverlies leidt tot kostenverhogingen.

De rol van de verschillende partijen is nu belicht. Als opdrachtgever heb je de vrijheid om je architect en aannemer te kiezen. Voor architect en aannemer geld dat ze geschikt moeten zijn voor het werk dat ze uitvoeren. De valkuil bij architecten is dat er veel op uiterlijkheden wordt gelet. Bedenk heel goed dat als het ontwerp gerealiseerd de architect niet diegene is die er ook daadwerkelijk gebruik van maakt. Dat is de opdrachtgever en al diegene die daarmee vertegenwoordigd zijn. Veel architecten zijn met de buitenkant bezig, weinigen benaderen het ontwerpvraagstuk van binnenuit.

“ Externe omstandigheden kunnen als een donderslag bij heldere hemel komen
”

De valkuil bij de keuze van een aannemer is dat zwak onderbouwde en vaak te lage bouwbudgetten van de opdrachtgever leidt tot het zoeken naar rommelende aannemers. Kies een deugdelijke aannemer, waar personeel graag werkt en die goed bekend staat. Laat aannemers die erg goedkoop bouwen links liggen.

Controle van de bouwbegroting

Waar moet je beginnen als je het vermoeden hebt dat de bouwbegroting te hoog is, welke stappen zijn nu te zetten. Er zijn vooraleerst drie analyses te maken:

1. De bouwbegroting is lager dan het gestelde budget
2. De bouwbegroting is conform budget
3. De bouwbegroting is hoger dan het gestelde budget

Merkwaardig genoeg biedt geen van de drie uitkomsten een duidelijk beeld of de aannemersbegroting daadwerkelijk te hoog is. Een begroting lager dan het budget kan het gevolg zijn van het toepassen van goedkopere bouwmaterialen dan voorgeschreven. De begroting voldoet niet, maar is rekenkundig niet te hoog. Een bouwbegroting die volledig in overeenstemming is met het budget kan qua opgevoerde prijzen te hoog zijn. En een te hoge bouwbegroting ten opzichte van het budget kan weer volkomen correct zijn.

Aannemersbegrotingen zijn complex en voor niet-deskundigen bijzonder moeilijk te doorgronden. Waar de vissers aan de waterkant onderling hun bijzondere visserslatijn spreken zo geldt dat ook voor de begroting van een aannemer. Het lijkt begrijpelijk te zijn maar voor de gemiddelde leek is het geschreven in bouwers-latijn.

De kernvraag die in dit soort situaties gesteld moet worden is, of de aannemer een correcte begroting heeft afgegeven, of dat het project waarmee je mee bezig bent eenvoudigweg te duur wordt. De enige oplossing om dit vraagstuk op te lossen is een analyse van de bouwbegroting te laten maken. iTX BouwConsult heeft hiervoor de ControleScan Bouwkosten ontwikkeld.

De werkzaamheden van de ControleScan Bouwkosten bestaan uit:

• Algemeen oordeel over de opzet van de begroting
• Controle van de prijs per kuub en per vierkante meter
• Beoordeling eenheidsprijzen van grotere samengestelde bouwdelen en van grotere begrotingsposten
• Controle van hoeveelheden daar waar het om grotere bedragen gaat
• Steekproef ten aanzien van opgegeven tijdsinvesteringen en steekproeven ten aanzien van opgegeven hoeveelheden
• Oordeel over de opgenomen stelposten
• Oordeel over de gehanteerde uurlonen en de staartkosten

De ControleScan Bouwkosten is een neutrale analyse. De uitkomst is het afzetten van de aangeleverde bouwbegroting ten opzichte van wat marktconform is. De uitkomst van een ControleScan Bouwkosten kan zijn dat er onjuistheden worden vastgesteld. Deze worden vastgelegd in een rapportage en het is aan de aannemer om daar een reactie op te geven. Op deze wijze ontstaat een beeld van de aangeleverde bouwbegroting. Ongeacht de uitkomst biedt dat de opdrachtgever een stuk zekerheid.

Vraag hier een offerte aan voor het opstellen van een ControleScan Bouwkosten.