Een vaststelling: Meer mensen aannemen is meer gebouw

Als het goed gaat met een bedrijf dan zal de groei redelijk voorspelbaar verlopen. Eerst heeft iedere werknemer voldoende ruimte. Nieuwe medewerkers druppelen binnen. Het gaat ongemerkt. Langzaam maar zeker wordt het voller op de afdelingen en drukker in de gangen. Er wordt creatief nagedacht over hoe er efficiënter met de ruimte omgesprongen kan worden. Maar al die creativiteit kan niet verbloemen dat er aan de horizon een huisvestingsprobleem opdoemt. De grenzen aan de huidige bedrijfshuisvesting zijn in zicht gekomen. Voor velen op de werkvloer was het al glashelder, maar zij die moeten beslissen raken inmiddels ook overtuigt van het feit dat er ‘iets’ moet gebeuren.

Begeleiding bedrijfshuisvesting

Om tot de keuze te komen of je gaat uitbreiden, verhuizen of volledig nieuw bouwen, zal er volgens een logische procedure gewerkt dienen te worden. iTX BouwConsult werkt met een overzichtelijk Fase-Stappen plan als het gaat om bedrijven actief te begeleiden in het proces rondom bedrijfshuisvesting. ITX onderscheidt hierin de volgende Fase-Stappen:

• Fase-Stap 1 Toekomstscenario
• Fase-Stap 2 Budget
• Fase-Stap 3 Ruimteprogramma
• Fase-Stap 4 Locatie bepalen
• Fase-Stap 5 Gebouwspecificaties
• Fase-Stap 6 Project realisatie

Hieronder zullen wij elke Fase-Stap, stap voor stap uitgebreid uitleggen.

Fase-Stap 1 Toekomstscenario

De huisvestingsopties; uitbreiden, verhuizen of nieuwbouwen, kunnen alleen goed onderzocht worden als duidelijk is waar het bedrijf in de toekomst naar toe gaat, en vooral, wil gaan. Hoe ziet het groeiscenario eruit. Is dat per jaar 10% groei of verdubbelt de organisatie in 5 jaar. Of is groei niet wenselijk maar moet het huidig aantal medewerkers een betere en passender huisvesting krijgen? Zonder duidelijk beeld van de nabije toekomst kan een verdere stap niet gezet worden.

Wat is een reëel termijn. 2 jaar, 5 jaar of 10 jaar? Laten we eerst eens stil staan bij hoe lang een huisvestingstraject ongeveer duurt. Een interne studie naar de toekomst duurt zo zes maanden. Dan is er nog een financieel traject, wat mag het kosten. Ook daar is het nodige voorwerk voor nodig, zeg drie maanden. Vervolgens het ei leggen welke optie het beste bij het bedrijf past. Stel in dit voorbeeld optie 3 nieuw bouwen. Er moet een ontwerp gemaakt worden en gelijktijdig met betrokkenen doorgesproken worden, ook dat kost weer zes maanden. Daarna als alles mee zit de omgevingsvergunning aanvragen en de prijsvorming doorlopen, totaal drie maanden. Dan eindelijk start bouw en acht maanden later staat de nieuwe huisvesting er. Vergeet niet dat daarna nog het verhuizen en inhuizen ook nog de nodige tijd vergt. Zeg een dikke maand. Dit totale traject duurde zevenentwintig maanden, oftewel 2 jaar en 3 maanden.

Omdat het totale proces ruim 2 jaar in beslag neemt, mag de termijn waarover het toekomstscenario bepaalt gaat worden niet te kort zijn. Een tijdspanne van 5 jaar is te kort, 2 jaar voor alle vooronderzoeken en de realisatie van de bouw, dan rest er nog maar 3 jaar voordat je alweer door je prognose bent. Een termijn tussen 7 en 10 jaar is meer realistisch. Dat vergt veel van de betrokkenen om zover voorruit te kijken. Helaas zal dat moeten. Je hebt niets aan een gebouw waar je na 3 jaar alweer uitgegroeid bent.

Fase-Stap 2 Budget

Op de achterkant van een sigarendoos is in de goede oude tijd menig cijfermatige onderbouwing gemaakt. Maar dat was vroeger, en tijden veranderen, niet in het minst omdat sigaren roken uit is. Het vaststellen van het budget vraagt meer, veel meer. Alle kosten die benodigd zijn moeten zo goed als mogelijk in beeld gebracht worden. Dat is niet zelden een iteratief proces. iTX BouwConsult verdeeld de bouw gerelateerde kosten in drie hoofdgroepen: A. de Grondgebonden kosten, B. de bouw gerelateerde kosten en C. de bijkomende kosten.

Groep A Grondgebonden kosten	A.1 Sloopkosten A.2 Verwerving bouwkavel A.3 Kadastrale kosten A.4 Overdrachtsbelasting A.5 Infrastructurele kosten
Groep B. Bouw gerelateerde kosten	B.1 Sloopkosten B.1 Bouwkosten B.2 Bijzondere kosten: damwand, bronbemaling, heiwerk. B.3 Warmte Koude Opslag (bron)
Groep C. Indirecte kosten	C.1 Adviseurs (architect, constructeur C.2 Bodemonderzoeken (sonderingen, funderingsadvies C.3 Bestemmingsplan wijziging C.4 Leges kosten C.5 Aansluitkosten gas/water/elektra C.6 Infra en groen kosten C.7 Financieringskosten C.8 Verhuiskosten C.9 Subsidies en andere opbrengsten

Alle kosten uit A. B en C. en eventuele opbrengsten tezamen vormen samen de stichtingskostenopzet. Uit de stichtingskostenopzet is een bouwbudget te destilleren. Tijdens de verdere stappen is het zaak om de stichtingskostenopzet te actualiseren. Bij de eerste opzet zijn er aannames noodzakelijk en zal er een duidelijke post onvoorzien opgenomen moeten worden. Gaande de verdere stappen zal de stichtingskostenopzet steeds realistischer worden.

Een aantal kostenposten zijn eenvoudig in te vullen, andere daarentegen vragen een verdiepingsslag. Om een voorbeeld te noemen: maatregelen om het energieverbruik te verminderen. Bijna altijd vraagt dat aan de voorkant van het project een hogere investering die zich pas na een aantal jaren terug laat verdienen. Wat wijsheid is, is afhankelijk van het toekomstscenario van het bedrijf.

Fase-Stap 3 Ruimteprogramma

Een cruciaal onderdeel van de te nemen stappen is het opstellen van het ruimteprogramma. Een goed uitgewerkt ruimteprogramma bij bedrijfshuisvesting gaat uit van werkplekken. Want dat is uiteindelijk wat een bedrijf in wezen bepaald. Een werkplek kan alles zijn, de werkplek van de directeur, de kantoortuin van de administratie, maar ook de plek achter de balie, de keuken van de koffiedame. Kortom iedereen die werkzaam is binnen een gebouw heeft een soort van werkplek. Ook een flexplek is een werkplek, maar dan gedeeld met anderen.

Hoe stel je een Ruimteprogramma op? Stel eerst een intern team aan dat de eerste verkenning gaat doen. Maar pas op; de onvermijdelijk drang bij veel medewerkers binnen een bedrijf, belast met het opstellen van een Ruimteprogramma is om in het verleden te kijken, terwijl we al bij het toekomstscenario zagen dat je juist over de horizon heen moet kijken. Het Ruimteprogramma gaat dus elementen bevatten die nu nog geen onderdeel zijn van het bedrijf, maar dat onvermijdelijk wel in de toekomst zullen zijn. Het is verstandig om gelijk bij het begin van het opstellen het bedrijf te laten ondersteunen met de deskundigheid van iTX BouwConsult.

Het gevecht om de werknemer

Medewerkers vinden en aan je binden lukt niet alleen met de slogan: “collega’s gezocht”. De huidige generatie medewerkers kunnen kiezen uit tal van werkgevers. Arbeidsvoorwaarden spelen een rol maar ook de uitstraling van de werkomgeving bepaalt of de medewerkers komen en blijven. Een kantooromgeving waar veel te veel medewerkers op een kluitje zitten komt niet als een visitekaartje over. Ruime werkplekken geeft rust. Naast werkplekken is de aanwezigheid van stilteplekken en ontspanningsruimtes cruciaal om het personeelsbestand lang gezond te houden. Helaas voldoet de werkomgeving van veel bedrijven niet aan dit ideaal. Ondergeschoven, geen aandacht aan besteed of niet belangrijk genoeg geacht. Toch verdient het wel degelijk alle aandacht. Een optimale werkomgeving doet het ziekteverzuim in een bedrijf drastisch dalen. Daar draagt een optimale werkplek aan bij maar ook bijvoorbeeld planten en een schone omgeving.

Groei leidt onvermijdelijke tot verandering

Een bedrijf dat groeit zal onvermijdelijk veranderen. In een kleine organisatie gebeuren de dingen direct en zijn de lijnen kort. Groei in het aantal medewerkers leidt op enig moment tot de aanstelling van functies die niet direct betrokken zijn bij het feitelijke productieproces. Denk aan Human resource, Facilitymanagement, ICT-afdeling, QualityControl maar ook kantine beheer. Met de groei komen er meer extra functies en afdelingen bij. In de meerjaren prognose dient men daar alert op te zijn. Niet denken over hoe het bedrijf nu functioneert, maar hoe het over 10 jaar zal functioneren.

Veel simpele zaken zijn vaak onderbelicht. Wat gebeurt er bijvoorbeeld met de koffie en het koffie kopje. Binnen een kleine organisatie kun je vragen of iedereen zijn eigen kopje naar de vaatwasser brengt. Een organisatie die groeit zal het eerst met een koffiedame proberen of met automaten op de gang. Wat doe je met de gebruikte kopjes. Weggooien, op een verantwoorde wijze, of toch een echt kopje. Maar dat betekent elke dag verzamelen van kopjes en het afwassen ervan. Het moge duidelijk zijn dat het opstellen van een goede Ruimteprogramma geen eenvoudige zaak is. iTX BouwConsult ziet dat bedrijven over dit onderdeel vaak te licht denken. Dat leidt bijna altijd tot bijsturing in het verdere traject.

Is thuis werken de toekomst?

Over thuiswerkplekken zijn de meningen verdeeld. De positieve kant van de zaak is dat het problemen oplost zoals het omzeilen van files, maar ook verlicht het de druk op mogelijke huisvestingsproblemen. De schaduwzijde is het gemis aan betrokkenheid, het niet makkelijk kunnen overleggen met collega’s. iTX BouwConsult voegt daar nog een ander element aan toe, een element dat in de discussie nog onderbelicht is. Thuis werkplekken en dan met de nadruk op thuis werken impliceert dat je letterlijk je huis niet meer uitgaat. Dat de plek waar je overdag werkt ook gelijktijdig de plek is waar je in de avonden geacht wordt te ontspannen. Dat kan nooit een goed uitgangspunt zijn.

iTX BouwConsult ziet de oplossing in werkhubs in woonwijken. Onze huidige ruimtelijke ordening is niet ingericht om bijvoorbeeld in buurten, een voor iedereen toegankelijke ruimte te bieden. Een zogenaamde werkhub. Met internetfaciliteiten maar ook met een simpele pantry met koffie. De ‘Thuis’ werker kan deze plekken lopend en/of fietsend bereiken. Voordeel is dat er een afstand ontstaat tussen de ontspanning thuis en de fysieke werkplek.

Fase-Stap 4 Uitbreiden, verhuizen of nieuwbouwen

Met de resultaten uit Fase-Stappen 1 tot en met 3 is nu een heldere keuze te maken qua bedrijfshuisvesting. Die keuze komt er in het kort op neer dat, of het bestaande pand uitgebreid gaat worden, of dat er uitgekeken wordt naar een bestaand pand elders of dat er gekozen wordt om nieuw te bouwen.

Bij de keuze uitbreiden van het bestaande pand zal mee in overweging genomen moeten worden wat de overlast is voor de bedrijfsvoering. De bouw staat bekend dat ze nu eenmaal veel lawaai produceren.

Als de keuze op een bestaand pand is gevallen.

	Voordelen	Nadelen
Uitbreiden bestaand pand	Snel te realiseren Relatief goedkoop bouwen	Bij groei, slechts een tijdelijke oplossing Meestal niet de ideale oplossing
Verhuizen naar een bestaand pand	Snel te realiseren Geen grote investering	Installatie van bestande panden voldoen niet meer aan huidige eisen De gebouwschil is vaak niet goed geïsoleerd, leidt tot hogere gebruikskosten Mogelijk onverwachte kosten.
Nieuwbouw eigen pand	Gebouw volledig op de organisatie afgestemd Optimaal binnenklimaat Lage gebruikskosten door lager energieverbruik	Tussen start idee en realisatie zit minimaal 2 jaar Hoge aanvangsinvestering

Fase-Stap 5 Gebouwspecificaties

Het opstellen van de gebouwspecificaties waaraan de bedrijfshuisvesting moet voldoen is het volgende essentiële onderdeel. Hier zien we dat gebouwgebonden specificaties en specificaties die voortkomen uit eisen die het bedrijf stelt als voortvloeisel uit haar productieproces, worden vastgelegd.

Als gebouw gebonden specificaties zijn daar de logische en voor de hand liggende zaken, zoals de Rc-waarden van vloeren, daken en wanden. Deze komen rechtstreeks voort uit het bouwbesluit en kunnen naar boven bijgesteld worden om een energiezuiniger gebouw te verkrijgen. Denk aan BREEAM en BENG. Het binnenklimaat van het gebouw dient ook in specificaties vastgelegd te worden. Bijvoorbeeld de bandbreedte waarbinnen de temperatuur en de vochtigheid van de kantoren zich mag bewegen. Maar ook het aantal dagen waar de temperatuur een gesteld maximum niet mag overschrijden. Het binnenklimaat is essentieel voor een optimale werkomgeving.

Productie gebonden specificaties kunnen zijn dat bepaalde ruimte moeten voldoen aan Cleanroom eisen. Denk ook aan HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points, is een risico-inventarisatie voor voedingsmiddelen. De Nederlandse vertaling is gevarenanalyse en kritische beheers punten eisen)

Het goed documenteren van gebouw- en productie gebonden specificaties is essentieel om een goede bouwbegroting te krijgen.

Fase-Stap 6 Realisatie

In de voorgaande Fase-Stappen is het proces relatief vrijblijvend, papier is immers geduldig. Maar als het voorwerk is gedaan dan komt de tijd om concrete stappen voorwaarts te zetten. De eerste concrete acties die ieder bedrijf zou moeten nemen is het benoemen van een bouwpastoor. De ‘liaison officer’, de verbinder tussen het bouwteam en het bedrijf. Waarom is dat belangrijk? Ten eerste om te voorkomen dat iedereen binnen het bedrijf gaat meepraten met de bouwende partijen. Ten tweede omdat er nogal een cultuurverschil bestaat tussen de bouw en bijna ieder ander bedrijf. Een bouwbedrijf realiseert op een willekeurige plaats met wisselende onderaannemers een product, in dit geval de gevraagde huisvesting. Terwijl de meeste bedrijven onder ideale omstandigheden op een vaste plek met een vaste bezetting hun producten produceren. Een vaste plek betekend in wezen ook dat je continue en consequent aan kwaliteitsmanagement kunt doen. In de bouwwereld is dat vele malen complexer en daardoor ook minder goed begrepen door bedrijven die alles onder een vast dak kunnen doen.

De bouwpastoor zal meer begrip voor beide werelden gaan opbrengen en dus de verbinder worden tussen die werelden.

Concrete stappen zetten is:

• Definitieve Locatiekeuze
  • Uitbesteden aan lokaal actieve bedrijfsmakelaar
• Keuze adviseurs
  • Architectenkeuze
  • Constructeur
  • Installatie adviseur
• Keuze aannemer
  • Aanbesteden (3 of meerder aannemers laten rekenen)
  • Bouwteam (met 1 aannemer het prijsvormingsproces in)
• Prijsvormingstraject
  • Controle bouwbegroting
  • Aanpassen begroting of aanpassen bouwplannen
  • Afronden met contrastukken
• Start bouw
  • Wanneer starten
  • Bouwbegeleiding
  • Wanneer opleveren
  • Wanneer ver- en inhuizen

Kosten Begeleiding bedrijfshuisvesting

Het hele proces van het realiseren van een passende bedrijfshuisvesting is meer dan alleen maar een ander gebouw betrekken. In het Fase-Stappen plan van iTX BouwConsult is veel aandacht besteed aan de beginfase. Zorgdragen dat er een goed fundament komt onder de huisvestingsplannen. Juist een partij als iTX BouwConsult kan hierin uw bedrijf ondersteunen en begeleiden. De typisch Nederlandse vraag: ”En wat kost dat dan?” is niet direct te beantwoorden. Wanneer en hoeveel gebruik gemaakt wordt van de diensten van iTX BouwConsult bepaalt de omvang van ons honorarium. Meer weten? Maak dan eens een vrijblijvende afspraak met ons. Vertel uw verhaal en wij vertellen het onze. Dat kan bij ons op kantoor in Rijssen maar met evenveel plezier komen wij bij u op bezoek.